Demandes de congé – Foire aux questions

Un droit à congé standard s’applique à l’ensemble ou à certains des employés. Par exemple, l’indemnité de vacances lorsque le calcul correspond à un pourcentage des gains par période de paie (c.-à-d. qu’elle n’est pas fondée sur une accumulation).

Un droit à congé personnalisé s’applique à tout autre type de demande de congé et est fondé sur une accumulation. Par exemple, les congés de maladie, les congés pour raisons personnelles, les congés pour fonctions judiciaires, les congés compensatoires, les congés mobiles, les congés d’études, etc.

Un droit à congé personnalisé peut être configuré pour les vacances. Toutefois, un nouveau code est requis si le droit à congé doit être lié à un code de paie. Des frais de service s’appliquent.

Oui, vous pouvez configurer vous-même un droit à congé à des fins de suivi. Consultez la rubrique Configuration de droits à congé personnalisés. Si le droit à congé doit être versé sur la paie, un nouveau code de paie est requis. Des frais de service s’appliquent. Consultez la rubrique Configurer des revenus.

Pour ajouter un droit à congé lié à un code de paie, des frais de service s’appliquent.

Pour ajouter un droit à congé non lié à un code de paie, aucuns frais de service ne s’appliquent.

Un droit à congé non lié à un code de paie n’a aucune incidence sur le traitement de la paie et est uniquement utilisé à des fins de suivi des heures. Un droit à congé lié à un code de paie est également utilisé à des fins de suivi des heures, mais est pris en compte dans le traitement de la paie et est payé.

Non. Toutefois, les accumulateurs de vacances qui se fondent sur un pourcentage sont pris en charge.

Si votre accumulateur de congés de maladie s’affiche sous l’onglet Rémunération, c’est qu’il n’est pas compatible avec la fonction Demande de congé. Toutefois, vous pouvez configurer un droit à congé personnalisé avec une accumulation annuelle à des fins de suivi et/ou de paiement des heures.

Oui. Vous pouvez configurer un droit à congé non rémunéré sans le relier à un code de paie. Le droit à congé non rémunéré n’aura aucune incidence sur la paie, vous devez donc réduire le salaire ou les heures manuellement si une réduction de paie est requise.

Les droits à congé peuvent être supprimés à condition qu’il n’y ait aucun solde restant et qu’aucune demande de congé en cours ou à venir n’y soit associée. Une fois supprimés, ceux-ci sont désactivés pour tous les employés auxquels ils étaient attribués et ne peuvent plus être réutilisés.

Les heures quotidiennes correspondent au nombre d’heures habituellement travaillées par les employés au cours d’un jour de travail. Le bon nombre d’heures peut ainsi être déduit de leur solde de droits à congé lorsqu’ils soumettent une demande de congé.

Non.

Oui. Toutefois, les heures de vacances ne peuvent être incluses dans le fichier d’importation. Le fichier d’importation personnalisée ne met pas à jour la fonction demande de congé.

Oui. Consultez la rubrique Importation des soldes de droits à congé personnalisés.

Les codes d’importation sont utilisés pour importer les soldes de droits à congé. Ces codes à quatre caractères permettent d’importer les soldes de vos employés directement dans la fonction Demande de congé.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Importation des soldes de droits à congé personnalisés.

Non. Pour qu’elle fonctionne, la feuille de calcul d’importation ne doit pas être modifiée.

Calendrier de la paie

Le calendrier de la paie présente toutes vos périodes de paie régulières de l’année civile. Il comprend l’année, le numéro de période de paie, la date de fin de la période de paie, la date de paiement, la date à laquelle les données doivent être transmises à Dayforce ainsi qu’une mention indiquant si la paie a été produite ou non pour chaque période de paie.

Calendrier des congés

Le calendrier des congés de l’entreprise comprend déjà tous les jours fériés. En tant qu’administrateur de la paie, vous pouvez ajouter des renseignements, comme les jours fériés observés par l’entreprise (congés personnalisés), au calendrier qui s’affiche pour tous les employés. Vous pouvez ajouter, supprimer et modifier les congés personnalisés observés par l’entreprise dans votre calendrier. Les jours fériés ne peuvent pas être supprimés, mais vous pouvez modifier la date d’observation du congé.

Le calendrier des congés affiche également les demandes de congé approuvées et en attente.

Non. Le calendrier des congés est seulement accessible à partir du menu Effectifs.

Non. Seuls les administrateurs de la paie et les personnes-ressources autorisées peuvent consulter le calendrier des congés dans Powerpay. Les gestionnaires peuvent examiner les demandes de leur équipe dans le calendrier de l’environnement libre-service.

Pour l’instant, le calendrier n’affiche pas la description des droits à congé.

Pour l’instant, il n’est pas possible d’utiliser un code de couleur pour distinguer les différents types de demandes de congé.

Utilisez la fonction Ajouter un nouveau jour férié pour ajouter des congés personnalisés particuliers à votre entreprise à votre calendrier. Lorsque vous ajoutez des congés personnalisés, soyez attentif aux territoires de compétence auxquels ils s’appliquent. Le congé s’affichera dans les calendriers des employés pour tous les territoires de compétence sélectionnés et sera utilisé pour calculer la durée des demandes de congé.

1. Accédez à l'onglet Calendrier. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

2. Cliquez sur Ajouter un nouveau jour férié.

3. Entrez le nom du nouveau jour férié en anglais et en français.

4. Sélectionnez la date du jour férié.

5. Sélectionnez les territoires de compétence où le congé est observé.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Le jour férié est ajouté au calendrier et s’affiche dans la liste Événements sous le calendrier à la date du congé.

Il s’agit de la province ou du territoire où le jour férié est observé.

Oui.

Vous pouvez observer un jour férié à une autre date, mais celle-ci doit se situer dans les cinq jours précédant ou suivant le jour férié concerné.

Federal and Provincial/Territorial legislated holidays are preloaded. Pour obtenir une liste des jours fériés préchargés et des dates d’observation du congé, consultez la rubrique Jours fériés et territoires.

Vous devez cependant configurer les congés personnalisés chaque année. Consultez la rubrique Ajouter des congés personnalisés.

Tous les jours fériés provinciaux et territoriaux s’affichent dans le calendrier. Les jours fériés qui ne s’appliquent pas à la province ou au territoire de vos employés n’ont pas d’incidence sur les demandes de congé.

Si un employé demande une semaine de congé dont les dates comprennent un jour férié qui :

• s’applique à la province ou au territoire de l’employé, la demande visera quatre jours de congé.

• ne s’applique pas à la province ou au territoire de l’employé, la demande visera cinq jours de congé.

Un droit à congé standard s’applique à l’ensemble ou à certains des employés. Par exemple, l’indemnité de vacances lorsque le calcul correspond à un pourcentage des gains par période de paie (c.-à-d. qu’elle n’est pas fondée sur une accumulation).

Un droit à congé personnalisé s’applique à tout autre type de demande de congé et est fondé sur une accumulation. Par exemple, les congés de maladie, les congés pour raisons personnelles, les congés pour fonctions judiciaires, les congés compensatoires, les congés mobiles, les congés d’études, etc.

Un droit à congé personnalisé peut être configuré pour les vacances. Toutefois, un nouveau code est requis si le droit à congé doit être lié à un code de paie. Des frais de service s’appliquent.

Nous ne recommandons pas de configurer deux droits à congé pour l’indemnité de vacances. Communiquez avec équipe de soutien à la clientèle pour plus d’information.

Un droit à congé standard s’applique à l’ensemble ou à certains des employés. Par exemple, l’indemnité de vacances lorsque le calcul correspond à un pourcentage des gains par période de paie (c.-à-d. qu’elle n’est pas fondée sur une accumulation).

Un droit à congé personnalisé s’applique à tout autre type de demande de congé et est fondé sur une accumulation. Par exemple, les congés de maladie, les congés pour raisons personnelles, les congés pour fonctions judiciaires, les congés compensatoires, les congés mobiles, les congés d’études, etc.

Un droit à congé personnalisé peut être configuré pour les vacances. Toutefois, un nouveau code est requis si le droit à congé doit être lié à un code de paie. Des frais de service s’appliquent.

Non. Lorsque le droit à congé personnalisé lui est attribué, chaque employé reçoit automatiquement un solde de zéro.

Pour entrer ou rectifier un solde de droit à congé :

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

2. La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.

3. Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action correspondant au droit à congé.

4. Entrez le solde rectifié. Par exemple, si un employé est embauché en milieu d’année, vous pouvez rectifier le solde en conséquence.

5. Cliquez sur Enregistrer.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

3. Dans la section Droits à congé, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée correspondant au droit à congé à rectifier.

4. Entrez le nouveau solde dans le champ Rectifier les soldes.

5. Cliquez sur Enregistrer.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

3. La section Droits à congé affiche les droits à congé personnalisés attribués à l’employé sélectionné.

1. Accédez à la l’onglet Rapports . Dans le menu Effectifs cliquez sur Rapports.

2. Cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger le rapport Historique des soldes de droits à congé.

3. Vérifiez l’ensemble des demandes, de rectifications et des montants.

Cliquez ici pour en savoir plus sur ce rapport.

Nous ne recommandons pas de configurer deux droits à congé pour l’indemnité de vacances. Communiquez avec équipe de soutien à la clientèle pour plus d’information.

Non. Les employés doivent ouvrir une session au moyen d’un navigateur Web pour soumettre une demande de congé.

Oui. Assurez-vous que la demande est soumise et approuvée avant de transmettre les données de la paie.

Oui, et son solde sera alors ajusté en conséquence. Si le droit à congé est configuré à des fins de suivi uniquement, aucune autre mesure n’est requise. Si le droit à congé est lié à un code de paie, il faudra rectifier manuellement les cumuls annuels (p. ex., heures régulières - 8,00, heures de vacances + 8,00).

Oui, à condition que l’un des critères suivants soit rempli.

• Le cumul annuel au dossier est supérieur au montant demandé.

• L’accumulateur est configuré de façon à permettre les soldes négatifs.

  Droits à congé personnalisés :

  1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

  2. Cliquez sur la roue dentée dans la colonne Action correspondant au droit à congé.

  3. Cliquez Suivant.

  4. Cliquez Suivant.

  5. Cliquez Suivant.

  6. Vérifiez si la réponse « Oui » a été sélectionnée à la question « Les employés peuvent-ils excéder leur solde? ».

  7. Vérifiez si la réponse « Oui » a été sélectionnée à la question « Les employés peuvent-ils reporter leur solde d’une année à l’autre? ».

  Droits à congé standard :

  Pour confirmer la configuration de votre régime de vacances, accédez à la page Configuration du régime de vacances. Dans le menu Rapports, sélectionnez Rapports d'entreprise > Configuration du régime de vacances.

Non. Une demande distincte doit être soumise pour chaque journée partielle.

Un gestionnaire (ou la personne indiquée dans le champ Relevant de de la section Affectation sous peut approuver les demandes dans l’environnement libre-service.

L’administrateur de la paie approuve quant à lui les demandes dans Powerpay.

Remarque : Si l’administrateur de la paie n’est pas la personne sélectionnée dans le champ Relevant de sous l’onglet profil, celui-ci ne recevra pas de courriel lorsqu’un employé soumet une demande.

Pour voir qui peut approuver la demande d’un employé :

1. Accédez à la Liste des effectifs. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

2. Sous l’onglet Profil, accédez à la section Affectation.

3. Vérifiez le champ Relevant de.

1. Accédez à la Liste des effectifs. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs.

2. Sous l’onglet Profil, accédez à la section Affectation.

3. Sélectionnez le nom du gestionnaire dans le champ Relevant de.

   Si le nom du gestionnaire ne s’affiche pas, il faut l’ajouter à la liste de paie en tant que nouvel employé et lui créer un compte libre-service.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Non. Il ne peut y avoir qu’un seul approbateur. Si la personne indiquée dans le champ Relevant de sous l’onglet Profil est absente, l’administrateur de la paie peut approuver la demande.

Oui.

Vous avez deux options.

• Vous pouvez indiquer à l’employé d’annuler la demande dans l’environnement libre-service.

  1. Accédez à l’onglet Mes demandes.(Heures > Mes demandes)

     Les demandes de l’employé s’affichent, ainsi que leur statut actuel.

  2. Dans la colonne Mesure à prendre, cliquez sur l’icône en forme de poubelle correspondant à la demande à annuler.

     Un message de confirmation s’affiche.

  3. Cliquez sur Annuler la demande.

OU

• L’administrateur peut annuler la demande.

  Remarque : La personne désignée dans le champ Relevant de de la section Affectation sous ne peut pas annuler la demande, à moins qu’il s’agisse de l’administrateur de la paie.

1. Accédez à la l'onglet Calendrier. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

2. Passez en revue le calendrier pour trouver toutes les demandes de congé approuvées pour l’employé.

3. Sélectionnez la date avec la demande approuvée sur le calendrier.

   La demande s’affiche dans la liste Événement au bas de la page.

4. Cliquez sur l’icône en forme de poubelle située à droite de la demande pour la supprimer.

   Un message de confirmation s’affiche.

5. Cliquez sur Annuler la demande.

1. Accédez à l'onglet Calendrier. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

2. Vérifiez si un jour férié ou un congé personnalisé est prévu au calendrier pour cette semaine.

Oui.

Administrateur de la paie

1. Accédez à l'onglet Demandes en attente.Dans le menu Effectifs sélectionnez Calendrier > Demandes en attente.l

2. Un tableau présente toutes les demandes en attente.

Gestionnaire (dans l’environnement libre-service)

1. Accédez à l’onglet Demandes de mon équipe. (Heures > Demandes de mon équipe)

2. Passez en revue le tableau pour trouver toutes les demandes de congé en attente.

3. Dans la colonne Mesure à prendre, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée correspondant à la demande à examiner.

Vous avez deux options.

1. Cliquez sur le menu « Période de paie », puis sur « Saisie » après avoir sélectionné la période de paie désirée.

2. Accédez à la page Accumulateurs. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > Accumulateurs.

3. Sélectionnez l’employé à partir de la liste.

   Le champ Cumul actuel affiche le solde courant.

OU

1. Accédez au Registre de paie dans l’ensemble de rapports standard. Accédez à la page Rapports de la paie. Dans le menu Rapports, cliquez sur Rapports de la paie.

2. Recherchez le matricule de l’employé.

3. Vérifiez le solde de l’accumulateur.

1. Accédez à l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

3. Faites défiler la page jusqu’à la section Historique des soldes de droits à congé.

   Le tableau Historique des soldes de droits à congé fournit l’historique complet de chaque droit à congé pour l’employé sélectionné.

L’environnement libre-service affiche le solde courant de l’accumulateur, moins toute demande de congé à venir et en attente. Le solde de l’accumulateur dans Powerpay ne comprend pas les demandes à venir. Il n’est mis à jour qu’une fois le congé demandé payé.

Les employés peuvent consulter leurs soldes dans l’environnement libre-service Powerpay.

1. Accédez à l’onglet Mes demandes.(Heures > Mes demandes)

2. Cliquez sur Nouvelle requête de congés.

   Le solde courant des droits à congé s’affiche dans la colonne Solde. Les demandes à venir ou en attentes sont déjà déduites du solde affiché.

Par défaut, les unités de droits à congé s’affichent en heures. Cet affichage ne peut pas être modifié de façon permanente, mais les employés peuvent sélectionner l’option Jours à partir du menu déroulant pour temporairement afficher le solde de droit à congé en jours.

Pour voir le solde en jours dans l’environnement libre-service :

1. Accédez à l’onglet Mes demandes. (Heures > Mes demandes)

2. Cliquez sur Nouvelle requête de congés.

   Le solde courant des droits à congé s’affiche dans la colonne Solde de la page Nouvelle requête de congé. Le solde comprend toutes les demandes à venir et en attente.

3. Dans la colonne Unité, sélectionnez Jours.

Pour que l’employé puisse soumettre une demande de congé au moyen de la fonction Demande de congé dans l’environnement libre-service, le droit à congé correspondant doit lui avoir été attribué et avoir été activé.

Remarque : Un employé pourrait être incapable de soumettre une demande de congé au moyen de l’environnement libre-service même si le droit à congé correspondant lui a été attribué et que la case Autoriser la consultation par les employés est cochée si son statut a changé et qu’il ne répond plus aux critères du droit à congé. Par exemple, si un droit à congé est configuré pour les employés ayant le statut Actif et que l’employé présente le statut En congé.

• Confirmez que les dates de la demande de congé s’appliquent à la période de paie en cours sous l'onglet Calendrier. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Calendrier.

• Confirmez que la demande de congé est approuvée (et non en attente) sous l'onglet Congé .Dans le menu Effectifs sélectionnez Liste des effectifs > Congé .

• Passez en revue le droit à congé pour vous assurer que celui-ci est lié à un code de paie.

  1. Accédez à l’onglet Demande de congé . Dans le menu Effectifs , cliquez sur Paramètres > Demande de congé.

  2. Vérifiez la colonne Code de paie correspondant au droit à congé applicable.

• Confirmez que la configuration de la répartition des employés est terminée si les fonctions avancées d’attribution des coûts (codes X, Y ou Z) sont activées pour vos processus de gestion de la paie.

  1. Accédez à

  2. Mettez à jour le ou les codes de répartition manquants.

     Remarque : Si les codes X, Y ou Z sont utilisés pour l’établissement des coûts du projet, une valeur doit être entrée pour chaque employé.

  3. Annulez la demande de congé. Voir la rubrique Annuler une demande de congé approuvée.

  4. Soumettez de nouveau la demande de congé. Voir la rubrique Soumettre une demande de congé pour un employé.

Les heures correspondant à des demandes de congé qui s’affichent dans la feuille de présence ne peuvent être supprimées ni modifiées. Vous devez annuler la demande et entrer une demande de congé manuellement.

Les demandes de congé applicables à une période de paie ouverte affichent automatiquement la mention « Feuille de présence » à la page Saisie rapide. La mention « Feuille de présence » vise à indiquer qu’une entrée est consignée dans la feuille de présence. Les mises à jour à une entrée affichant la mention « Feuille de présence » à la page Saisie rapide doivent être apportées à la page Feuille de présence.

Le rapport Soldes actuels de droits à congé accessible à la l’onglet Rapports . Dans le menu Effectifs cliquez sur Rapports. affiche les soldes de droits à congé personnalisés de chaque employé. Il ne présente aucun solde de droit à congé standard.

Le rapport Historique des soldes de droits à congé accessible à la l’onglet Rapports . Dans le menu Effectifs cliquez sur Rapports. affiche l’historique des transactions enregistrées pour les droits à congé personnalisés et standard.

Remarque : La colonne Date indique la date à laquelle une transaction a été enregistrée. Les données relatives aux transactions comprennent la date à laquelle le congé a été demandé (et non les dates du congé lui-même), la date d’approbation, la date d’annulation ainsi que toute rectification apportée au solde.

Il n’existe pas de tel rapport. Cependant, vous pouvez effectuer une simulation de l’employé dans l’environnement libre-service pour consulter les dates concernées sous l’onglet Mes demandes.

Non.

Si la demande a été soumise par l’administrateur de la paie au nom de l’employé, c’est le nom de l’administrateur de la paie qui s’affiche dans le rapport Historique des soldes de droits à congé pour cette demande. Si la demande a été soumise par l’employé dans l’environnement libre-service, c’est plutôt le nom de l’employé qui s’affiche dans le rapport Historique des soldes de droits à congé pour cette demande.

La personne désignée dans le champ Relevant de de la section Affectation sous

Voir aussi : Notifications par courriel des demandes de congé

Seulement pour les nouvelles demandes. Aucune notification n’est envoyée lorsque des demandes de congé sont annulées.

Lorsque vous ouvrez une session dans l’environnement libre-service, l’onglet Liste de choses à faire affiche toutes les demandes de congé en attente des employés sous votre responsabilité. L’onglet Histoire affiche quant à lui les demandes de congé approuvées.

Communiquez avec votre équipe de soutien à la clientèle